[Multitarea] Por qué debes evitarla para ser mucho más productivo (y vivir más tranquilo)

¿Sabías que de pequeña fui pastora de ovejas?

Sacaba a pastar por el campo a las 6 o 7 que tenía mi familia. Podrías pensar que todo era muy bucólico, que ellas comían hierba y yo paseaba tranquilamente, pero… ¡Para nada!

Se me escapaban siempre por toda la montaña.

Una se comía un rosal, la otra las hojas de los árboles frutales (aun sabiendo que eso estaba más que prohibido), otra salía a correr sin más… Era imposible tenerlas controladas a todas.

«Pero Mila, ¿por qué me cuentas todo esto?».

Pues porque lo mismo ocurre con nuestro negocio.

Cambia ovejas por neuronas. Una neurona quiere hacer estrategias de Facebook Ads, otra quiere publicar en Instagram, otra quiere rediseñar la web…

¿Resultado?

Al final lo único que consigues es dispersarte y perder el foco de lo que de verdad importa.

Por eso siempre tienes la sensación de que nunca avanzas.

De ahí que en el artículo de hoy quiera explicarte:

• En qué consiste la multitarea.
• Por qué debes evitarla.
• Cómo puedes dejar de ser multitasking para ser más productivo.

¿Preparado? Pues vamos allá.

? Qué es la multitarea y por qué debes evitarla a toda costa

La multitarea es creer que eres Wonder Woman y que puedes hacerlo todo a la vez sin que te dé un infarto. O si prefieres una definición más técnica:

El multitasking o multitarea se refiere a la realización de distintas actividades que requieren un alto nivel de atención de forma simultánea.

Se suele creer que hacer mil cosas a la vez es sinónimo de eficacia, pero nada más lejos de la realidad.

Así solo logras avanzar a salto de mata, ya que es imposible realizar una tarea de forma eficaz si no estás totalmente concentrado en ella.

¿Recuerdas lo que te he contado antes de las ovejas?

Pues dale al play porque te voy a contar cómo Verónica (el nombre de la oveja jefa de la manada) y el resto de compinches ovejunas me volvían loca (y la relación que tiene esto con la multitarea).

¿Y qué pasa cuando cada oveja hace lo que le da gana = a cada una de tus neuronas le da por hacer una cosa distinta?

Que…

• Te toca revisar las cosas cien veces (porque no estás centrado al 100% y eso te hace cometer errores).
• Pierdes muchísimo tiempo (porque cuando cambias de una tarea a otra, tu cerebro necesita un tiempo para volver a adaptarse).
• Te conformas con un resultado pasable (de 5 pelado) sabiendo que puedes hacerlo mucho mejor (porque al final quieres hacer mucho, sin hacer nada bien).
• Comienzas a agobiarte (y el estrés te pasa factura).

Sin embargo, ¿sabes una cosa curiosa? A mí me costó mucho ver que la multitarea me afectaba. A veces no era ni consciente de que estaba haciendo varias cuestiones a la vez. ?

Por eso, ahora quiero hacerte 3 preguntas (hey… y no se vale estar viendo stories al mismo tiempo).

✅ 1. ¿En lo más jondo 😀 (hondo) de tu ser piensas que la multitarea es buena?

Sé sincero contigo mismo. Te alegras cuando cuelgas a un cliente pero al mismo tiempo has escrito un email.

Pues siento decir que te equivocas.

Por mucho que creas que es buena, no es así. Y por una sencilla razón.

No eres un robot.

Tu cerebro no son circuitos y programas, no funciona como el disco duro de un ordenador. Por lo que, te guste o no, solo es capaz de realizar con un éxito del 100% una única tarea.

Quizá pienses: «No, Mila, de verdad, yo soy capaz de hacer un trabajo mientras reviso el correo, contesto al teléfono y publico un anuncio en Facebook».

No lo pongo en duda.

Pero lo que sí te puedo asegurar es que ese post será muy mejorable, tendrás que volver a releer tus emails y el anuncio en Facebook no estará tan bien como crees.

¿Ves por dónde voy?

Entrando en el «modo multitarea» no puedes enfocarte en lo importante, y terminas dispersándote sin llegar a concentrarte del todo. Entonces, comienza el círculo vicioso:

1. Tienes muchas cosas que hacer.
2. Te agobias.
3. Las haces todas a la vez.
4. Te agobias más.
5. En lugar de ahorrar tiempo, lo pierdes revisando una y otra vez.
6. Te agobias el triple (te comes las uñas y te tiras de los pelos).
7. No estás satisfecho con el trabajo pero no tienes tiempo para más porque debes empezar con otro montón de tareas.
8. Sientes que te va a explotar la cabeza.

Y vuelta a empezar.

Por más que te esfuerces, no vas a poder enfocarte al 100% en más de una tarea a la vez. Así que, mejor céntrate en una, bórdala, y a por la siguiente.

✅ 2. ¿Alguna vez te has retrasado en alguna entrega de un trabajo?

No conozco a nadie a quien no le haya pasado.

Y aunque no te lo creas, es posible que sea la multitarea lo que más te está retrasando.

Como ya te he dicho, hacer muchas cosas a la vez no significa ser más productivo.

Al contrario, así solo logras que empeore la calidad de tu trabajo:

• Retrasos.
• Incumplimientos de las deadlines.
• Errores garrafales.
• Etc.

Si vas sumando todos estos factores, al final estás ofreciendo a tus clientes un trabajo muy por debajo de lo esperado, por lo que tu imagen como profesional se resiente.

Respira, cuenta hasta 10 y empieza con una cosa detrás de la otra.

✅ 3. ¿Te has comido algún error?

Cuando saltas de una tarea a otra necesitas hacer un esfuerzo mental mucho mayor que si únicamente estuvieras enfocado en una sola acción, por lo que a corto plazo el desgaste es tremendo.

Esto provoca un déficit de atención (aunque tú creas que estás a tope, completamente centrado, la realidad es que no lo estás para nada), que te puede llevar a cometer errores sin que te des en cuenta. Y lo que es peor, a pasarlos por alto en las revisiones.

Y es ahí, amigo, cuando el cliente te señala estos errores y tú te quedas con cara de «tierra trágameeee».

?  Todo esto está muy bien, pero… ¿cómo puedo vencer a la multitarea de una vez por todas?

Ese debe ser tu objetivo a partir de ahora: lograr salir de la rutina maldita que te impone el multitasking.

Sé que es difícil, la fuerza de la costumbre hace mella y es muy complicado romper el círculo vicioso. Pero yo estoy aquí para echarte un cable, así que toma nota de todos estos consejos para vencer a la multitarea de una vez por todas y ser más productivo.

✅ 1. Objetivos > proyectos > tareas

Quizás lo más difícil de todo.

Somos emprendedores, somos creativos, y se nos ocurren mil millones de ideas al día que llevar adelante. Y claro, pasa lo que pasa. Una oveja/neurona quiere hacer un nuevo funnel, otra volverse loca con esa herramienta tan chula, y la otra, quiere probar con esa idea de email que se te ha ocurrido.

Inviable.

NO puedes hacer todo. Ni debes.

Tienes un negocio, y tu tiempo es limitado, por lo que la única forma de avanzar es que te focalices. «Claro Mila, ¿pero en qué?».

En las tareas que tienen relación directa con los objetivos de tu negocio.

Te pongo un ejemplo muy sencillo.

• Analizo mi situación inicial: veo que necesito aumentar los ingresos que no se coman mi tiempo.
• Objetivo: conseguir aumentar un 10% las ventas de mi infoproducto de precio medio en 3 meses.
• Proyecto: mejorar el funnel de este producto específico para aumentar la conversión.
• Tareas: crear un dashboard de métricas, mejorar el CTR del email «X», probar otro asunto en el email «Y», incorporar una posdata en otro, hacer otra variante de la squeeze page, etc.
• Asignar tareas a tu planificación: en mi caso, a mi Calendar. Voy integrando todos estos trabajos en mi organización semanal, para así ir haciendo todo poco a poco.

Así es como consigo que todas mis neuronas/ovejas vayan todas a una (como Fuenteovejuna). 😉

✅ 2. Ponte una venda ante la tentación de las notificaciones

Disciplina, disciplina y más disciplina.

Cuesta mucho, lo sé, pero esfuérzate por eliminar cualquier distracción posible mientras realizas una tarea. Olvídate de que existe el móvil, Slack, Trello o el correo.

Para ello, puedes valerte de estos tips:

• Asigna un horario a las notificaciones: fija un par de horas al día para revisar emails y mensajes de todo tipo. Abres, miras las notificaciones, contestas y a otra cosa. Así también disminuirán las urgencias, porque tus clientes conocerán tu horario de respuesta.
• Reparte tu tiempo en bloques: crea un calendario con la herramienta que más te guste y reparte tu jornada en bloques de tareas. Por ejemplo, yo destino las mañanas a trabajar en los embudos de mis clientes, las tardes a hacer reuniones y a contestar emails, y los viernes los bloqueo para tareas de mi propio negocio. Así voy cumpliendo con todas las tareas que tengo que hacer, y nada me distrae.
• Cumple los objetivos marcados: de nada sirve hacer un calendario si luego te lo vas a saltar. Si has cerrado 3 horas al día para dedicar a un cliente, hazlo, da igual que te escriban por otros lados o surjan otras cosas. Salvo una urgencia en la que debas replanificar tu trabajo (y ya te digo que urgencias hay muy pocas), tienes que obligarte a seguir la planificación.

Piensa que en tu trabajo debes ser como un samurái, disciplinado y eficaz. Que nada te distraiga mientras estás concentrado.

✅ 3. Asigna bloques temáticos a cada día de la semana

Esta es otra opción muy útil para salir del «modo multitarea».

Es difícil de implementar, y puede que necesites un periodo de adaptación, pero si consigues organizarte así, serás mucho más productivo (y vivirás mucho más tranquilo).

Se trata de dedicar cada día de la semana a un cumplir una única tarea.

Por ejemplo:

1. Lunes: decides la secuencia de emails que vas a escribir para un funnel y qué contenido vas a escribir en cada uno de ellos.
2. Martes: te dedicas a redactar sin parar, sin fijarte siquiera en lo que escribes. Llegas al punto final y te olvidas. 
3. Miércoles: te toca revisar todo lo que escribiste el martes, te aseguras de que no hay faltas, de que todo se entiende, de que has puesto los enlaces, negritas, etc. 
4. Jueves: te mandas todos los emails a tu correo para revisarlos otra vez (cuántas veces toca cambiar el color de los enlaces en Active Campaign). ? 
5. Viernes: llega la hora de hacer algo de deep work, piensa en cómo puedes mejorar tu negocio, haz una búsqueda de clientes, optimiza la web, etc.

Si dedicas cada día a lograr un objetivo específico, vas a estar muchísimo más centrado.

Para implementar este sistema, empieza poco a poco, coge un día de la semana y dedícalo una tarea en concreto, luego dos, luego tres… Así hasta que consigas adaptarte del todo.

✅ 4. Asume que no eres un superhéroe y que tienes límites

Si el emprendedor digital es Superman, la multitarea es su kriptonita.

Sé que no suena nada motivador, pero todos tenemos límites y hay que aceptar que no puedes hacer miles de cosas en un día, ni siquiera en una semana, sin que el agobio y el estrés te pasen factura.

Aprende a decir que no, al final te va a salir más rentable hacer pocas cosas, pero muy bien hechas, que tres mil regulares o mediocres:

• No cojas más clientes si no puedes o si no te interesan.
• El dinero es importante, pero si accedes a todo con tal de ganar más, la calidad de tu trabajo empeorará y eso lo notará quien trabaje contigo (por lo que no te volverá a contratar).
• Aprende a desconectar, no estés todo el día trabajando. Un poco de ocio hará que al día siguiente vuelvas fresco y con las pilas cargadas. Yo hago hasta 5 deportes a la semana (¡estoy poniendo el Aikido de moda!).

En este mundillo, usamos muy poco la palabra «No», creemos que podemos con todo y no es así. Tatúate esta frase si hace falta: siempre es mejor calidad que cantidad.

? ¿Estás listo para olvidarte de la multitarea y empezar a ser más productivo?

Párate un segundo, dale al stop, y replantéate tu estrategia. Que la vida son dos días y no están para vivirlos con la lengua fuera. 😉

Aplica los consejos que te he propuesto en este artículo y comienza a ser productivo de verdad, sin agobios, sin frustraciones y con la satisfacción de un trabajo bien hecho. Cuéntame en los comentarios qué tal te va, me encantaría saber si has podido vencer a la multitarea de una vez por todas.

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¡Dale vida a tu negocio! ??